Aipoのオープンソースが終了する

グループウェアの具体的な製品の一つ「Aipo」について。
オープンソースが終了するという情報がでています。
Aipoのサイトの説明はこちらにあります。窓の杜にもダウンロードリンクがあるのでお使いの会社は非常に多いと思います。
既に使っているオープンソース版は使えなくなるわけではないですが、アップデートプログラムが提供されなくなるということです。

まだ情報に気づいていない方は、早急にチェックしておいたほうがよいです。
2018年3月まではダウンロードできるようなので、興味がある人は早めにダウンロードしないとだんロードできなくなるそうです。

スケジュール系、共有系、ワークフロー系などひととおりの機能はあります。モバイルの表示にも対応しています。Javaによるカスタマイズも可能。

今後はクラウドに移行するということのようです。

今ではITを使った勤怠管理にすっかり移行

私が勤務する会社では、ITを使った勤怠管理が行われています。すでにここでサービス名を出すまでもない国内シェアナンバーワンの「あのサービス」を利用しています。

今から10年も前のことなのですが、ITを活用して勤怠管理を行うサービスを導入すると聞いた時は、そのサービスの名前も耳馴染みがなかったものですし、「え?無駄じゃない?」などと思ったものです。

実はITを活用した勤怠管理サービスを利用する前までは、私が勤務する会社にしても、タイムカードという古典的な方法にて、勤怠管理を行っていました。

ですからそこからのITを使っての勤怠管理サービスですから、多少なりとも抵抗があったわけです。会社に来てパソコンを立ち上げてそのサービスにログインすることで、勤怠管理を行うって結構な手間ではないのかなーと。

しかし慣れてしまうと不思議なもので、今ではすっかりITの方に馴染んでいます。製品に対するコスト(人的労力)を計算するにしても、ITを使ったサービスの方が計算しやすいので楽だと感じますしね。

グループウェア導入のコツ

グループウェアは、会社全体の情報共有基盤になるソフトです。

そのため、導入し、有効活用するうえで最も重要になってくるのが、関係部署の協力を取り付け、運用を確定させることです。どれほど、導入したソフトウェアの機能が優れていても、運用がまずいと、登録する情報が錯綜し、費用対効果が得られなくなってしまいます。

そのため、導入以前に関係部署のキーマンに事前に導入するソフトウェアに関する情報をインプットし、運用を検討する機会を十分に設けるもとが重要です。

また、部門のキーマンのみ、または一部門のみで、検討しているソフトウェアを試験的に導入し、目指している運用が実現できるか、検証することも大切です。

十分な検討期間を設けるうえでは、ベンダーとメーカーを早期に選定し、導入時期と予算を明確に伝えたうえで、検討するための情報提供を依頼することが必要です。

利用者が多いシステムであるだけに、検討と導入には、時間をかけることがコツです。

基幹システムを業務に活用するコツ

ヒト・モノ・カネに関わる情報を管理する基幹システムは、企業の心臓とも言えるシステムで、業務に関わる重要なデータが大量に保管されています。
しかし、多くの企業では、基幹システムの管理は情報システム部門が一手に担っており、業務に関わるデータにアクセスする場合、限られた人間しか操作することを許されません。

データの重要性考えると当然のことですが、基幹システムの顧客・在庫・商品のデータを日々の業務に活用することができれば、情報の検索と分析に関わる時間を短縮し、効率的に意思決定を行えることは間違いありません。

基幹システムのデータを効率的に活用するためには、EAIツールを用いて、基幹システムの必要なデータだけをSFAやCRMに連携し、ガバナンスを保ったまま、データを共有するのが、最も効果的です。

データにアクセスするフロントのシステムもExcelではなく、簡易開発が可能なデータベースソリューションを用いることで、データの不正ダウンロードを制御し、適切なデータ管理が実現できます。

ITが苦手な方も簡単に使用できる仕事ツールです

ITが苦手という方も職場にはいますが、仕事管理ツールはログイン後、ドロップインドロップで貼り付けができたり、自分の都合に合わせて自在に扱うことができるので、簡単に操作ができるのは嬉しいです。また、操作の仕方がわからなかったり遠隔地にいる方とも上手にコミュニケーションができるようなチャット機能も付いているので、スケジュールでちょっと質問したい時などもすぐチャットで聞くことができ、色々とスケジュール管理が上手にできるようになったので仕事がスムーズにできるようになりました。各々の仕事管理をタスクツールを使うことで、効率よく仕事調整することができるようになり、ミーティングの日程などもすべてツール上で調整することができ、情報共有できるのでスムーズな作業が取り組めます。上手に活用できますし、ITが苦手な方もスムーズに利用できるので、扱い方も次第に慣れてくるので仕事の管理の仕方も上手にできるようになりました。

IT導入で仕事管理がスムーズになりました

職場にITを導入したことで、かなり業務がスムーズにできるようになったと感じるようになりました。タスク管理ツールを導入したことで、付箋感覚で使えるタスクツールですし、チームメンバーとのやりとりもツールを使って、貼り付けや移動など自在にできるので、情報共有がしやすくなり、まめに意見交換ができるようになったので、仕事を遠隔地からでも参加できるのは、なかなか効率よく作業ができるようになりました。特に子育て中の女性は在宅勤務なども導入しているのでサクっと作業ができ、充実できる仕事ができるようになります。自由度の高いツールなので、手軽に活用できるので満足度は高いです。ToDoリストを共有することもできるので、出張先での仕事内容の把握や個々においての業務の進行状況など随時チェックできるので、なかなか活用しやすく便利なのでITを導入したことで、仕事の範囲が以前と比べ、一気に広まったことを実感できるようになりました。

ITを使った仕事管理で効率アップ

ITを使った仕事管理で業績アップしている企業も多いので、色々と取り組んでみました。特にタスク管理に関してはITを導入したことで、スケジュール管理が上手にできるようになり、社員同士が予定管理が上手にできるようになり、出張なども自分で申請依頼を出したり、1日のワーク時間など入力するなど、IT管理するようになったことで、かなり経費削減にもつながるようになりました。やはり出張費の生産など、今までは人が管理していたものを自分で入力して、月末に処理する感じになるので、ITを使った管理をすることで効率よく作業ができるようになりました。1日の仕事管理表への入力もWEBサイトへログインして入力するだけで、個々の就業態度なども把握できるので便利です。有給消化、フェレックス使用など個々においての作業に関しても色々と違いがあるので、一目でわかるように入力できる点はかなり利点になりますし、人件費を抑えて上手にサポートできます。

管理システムを導入しても

僕が務めている会社は大手企業です。そこで僕は営業を勤めています。そんな中、ある事件をきっかけに残業時間の短縮に取り組む様になりました。以前まではどんなに残業をしても良い環境だったが、電通の事件をきっかけに残業の規制が始まりました。それまでのタイムカードは自身のパソコンと繋がっている為、エラーがでたら個人で治す事が出来ましたが、新しいシステムを導入することで権限がなくなり、総務だけが触れる様になりました。そうなると今度はタイムカードを切った状態で働く事を考えるのですが、今度はパソコンのログインを調べられる機能が導入され、会社で仕事をしているとそのログイン日から逆算が出来、サービス残業をしていることがばれてしまいます。しかしながら業務は終わるはずもなく結局は自宅に持ち帰りという状態です。結局タイムカードをにシステムを導入をしてもパソコンを管理してもどれだけITを屈指しようが勤務体系に問題があればそこを直さないと、せっかくの機能が意味が無いと思います。

とうとう営業もIT管理

僕の仕事は営業です。一般的に営業とは自由と思われていると思います。実際に僕もそう思います。数字を上げさえしたら何をしても良いのが営業で、今までそう教えられてきて、部下にもそう教えて来ました。しかし、最近から、スマートフォンの普及とソレに伴う機能が充実をすたせいでGPS機能が搭載されることになりました。会社から支給される携帯電話で今どこにいるかとか、クライアントに何件訪問をしたか調べる事ができる様になりました。その為、企業側からしたら無駄な時間を省けるため良い機能となっているとは思いますが、実際に働いている営業サイドの人からするとこの上無いくらい困る機能です。その為、サボっていることがバレて利するのでこまります。しかし、ながらこれはこれでお客様の為になるのかなと思いますがなんとも言えない感じがします。実査に営業の仲間たちに話を聞くとみな嫌がっている現状が有りますので便利に鳴りすぎるのも考えものかなと思います

アンケート結果のチェック

コンシューマに対して数多くのアンケートを実施しています。ここはドキュメントベースでのアンケートだったために集計に当たっても人の手を使いながら膨大な人件費を使いながら実施していました。しかしながらこの不便を解消するために今ではインターネットによるアンケートが主になっていて集計に関しても自動的にITツールを活用すれば結果が出る形になっています。
ITツールの導入にあたっても非常に安価に済みますし、実際にアンケートを作成することには時間はかかりません。また入力に関してお客様に委ねることもあって全く手がかからないのが実態です。これで後は自動的に集計ツールができるわけですからレポートも簡単に済みます。
ITツールの初期導入費が確保できればこのように顧客のレポートまで簡単に作成できるわけですからITの力は非常に大きいなと感じています。そして、このような活用方法が他にもないかどんどん考えていくべきだと社内では話が膨らんでいます。